بررسی و معرفی انواع دستگاه های کنترل تردد

حضور و غیاب در سازمان‌های مختلف اهمیت زیادی دارد و از فرایندهای منابع انسانی محسوب می‌شود. در حال حاضر برای اجرای بهینه‌تر این عملیات‌ها از اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی(Attendance Automation) به منظور ثبت ورود و خروج کارکنان و محاسبه حقوق و دستمزد آن‌ها استفاده می‌شود. از این طریق عملکردهای سازمان ارتقا یافته و بهره‌وری آن افزایش پیدا می‌کند. با کمک این سیستم‌ها هزینه‌های سازمانی کاهش یافته و رضایت خاطر کارکنان تامین و تضمین می‌گردد.

در این مقاله به ارائه مطالبی درباره سامانه حضور و غیاب اتوماتیک و مزایای خودکارسازی حضور غیاب در سازمان‌ها خواهیم پرداخت. پس اگر شما هم در این زمینه با دغدغه‌ای روبرو شده و یا پرسشی دارید با ما همراه باشید.

تعریف اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی و اداری

در گذشته، تردد کارکنان و پرسنل مجموعه های مختلف با استفاده از نیروی انسانی و به صورتی دستی و غیراتوماتیک ثبت می شد. در این شرایط، تمام اطلاعات حاصل از ثبت اطلاعات در آخر هر ماه جمع آوری شده و به کمک این اطلاعات مبالغ حقوق و دستمزد محاسبه می شد. این پروسه که چندین و چند سال راهکار سازمانی و اصلی بسیاری از شرکت ها بود، مشکلات متعددی را برای مدیران ایجاد می کرد.

مشکلاتی از قبیل شمارش اشتباه، تقلب کاربران، وقت گیر بودن پروسه محاسبه و ثبت اطلاعات، از بین رفتن اطلاعات مربوط به ورود و خروج کاربران پس از مدتی و … از جمله این مسائل و معضلات می باشد. این مشکلات تا زمانی که سیستم های حضور و غیاب جدید و مدرن وارد بازار نشده بودند، همواره همراه مدیران سازمان ها بود.

دقت بالا، کاهش خطا، صرفه جویی در زمان و هزینه از جمله مهم ترین مزایا و برتریهای اتوماسیون یا سیستم خودکار ثبت تردد اداری سازمانی می‌باشد.

مزایای استفاده از سامانه حضور غیاب اتوماتیک

مهمترین فواید و مزایای به کارگیری سیستم اتوماسیون حضور غیاب سازمانی عبارتند از:

دقت و صحت بیشتر

بدون شک یکی از مهمترین مزایای خودکارسازی حضور و غیاب در یک سازمان دقت عمل بالاتر و صحت بیشتر گزارش‌های دریافت شده است. اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی عملیات‌های مربوط به ورود و خروج کارکنان را با دقت بالایی به ثبت رسانده و این کار را بدون خطا انجام می‌دهد. به همین دلیل با کمک این سیستم‌ها از بروز مشکلات کسر حقوق و یا پرداخت اضافه حقوق پیشگیری به عمل خواهید آورد.

صرفه‌جویی در زمان و هزینه

فرایند حضور و غیاب کارکنان با استفاده از اتوماسیون‌های حضور و غیاب سازمانی به صورت خودکار انجام می‌شود. به همین ترتیب این سیستم‌ها نقش قابل توجهی در صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های شما دارند.

امکان گزارش گیری دقیق

دستگاه های حضور و غیاب با اتصال به سیستم حسابداری شرکت ها، کار را برای مدیریت بسیار ساده کرده و محاسبه حقوق تمام اعضای مجموعه را در سریع ترین زمان، ممکن ساخته است.

گزارش گیری دقیق از مهمترین الزامات و مزایای سیستم اتوماسیون حضور و غیاب است.

شاید این مورد را بتوان اصلی‌ترین مزیت سیستم حضور و غیاب سازمانی به شمار آورد. با امکان گزارش گیری دقیق مدیران این امکان را دارند که از وضعیت حضور و غیاب و تردد کارکنان خود مطلع شده و برای آن‌ها تصمیم‌های مناسبی اتخاذ کنند.

کاهش تقلب در ثبت ورودها و خروج‌ها، امکان کنترل از راه دور، ارائه گزارش‌های شخصی به کارکنان و…. از دیگر مزایای این سیستم‌ها است.

چالش‌های خودکارسازی حضور و غیاب

بعد از آشنایی با مزایای اتوماسیون، بهتر است به چالش‌های آن نیز توجه نمایید:

هزینه اولیه

برخی از سازمان‌ها از لحاظ تامین هزینه اولیه خرید اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی با چالش‌هایی روبرو می‌شوند.

نیاز به آموزش کارکنان

کارکنان یک سازمان باید در زمینه استفاده صحیح از سیستم حضور غیاب سازمانی آموزش کافی دریافت کنند و این موضوع ممکن است برای بعضی از ادارات چالش‌هایی به وجود آورد.

امنیت

بعضی از افراد در زمینه امنیت این سیستم‌ها دغدغه‌هایی دارند و یا با این پرسش روبرو می‌شوند که آیا اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی می‌تواند اطلاعات کارکنان را به صورت امن در خود ذخیره سازد یا خیر؟.

این چالش‌ها راه حل‌هایی دارند. برای نمونه با برنامه‌ریزی صحیح می‌توان هزینه خرید آن‌ها را کاهش داد و یا به آموزش کارکنان دست زد‌. با خرید سیستم اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی با فناوری پیشرفته‌تر، از امنیت اطلاعات کارکنان خود نیز مطمئن خواهید بود.

آینده پیش روی سیستم حضور و غیاب سازمانی

جهان در حال پیشرفت است و فناوری‌های نو روز به روز در حال گسترش هستند. طراحی و تولید اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی نیز تحت تاثیر واقع شده و تحولاتی را تجربه می‌کند. به همین ترتیب ممکن است در سال‌های نه چندان دور شاهد سیستم‌های پیشرفته‌تر با قابلیت‌ها و امکانات بیشتر باشیم.

انواع سیستم‌های اتوماسیون حضور و غیاب

سیستم‌های حضور و غیاب سازمانی در انواع کارتی و بیومتریک طراحی و تولید شده‌اند. دستگاه‌های کارتی عملکردی ساده‌ داشته و سرعت شناسایی آن‌ها بالاست. این سیستم‌ها قیمت مناسبی هم دارند. اما امکان تقلب در کارتزنی وجود دارد.

این عامل کمک کرده تا این روزها از دیگر انواع این سیستم‌ها از قبیل دستگاه اثر انگشتی استفاده شود. سیستم‌های اثر انگشتی از فناوری بیومتریک اثر انگشت برای احراز هویت و ثبت تردد استفاده می‌کنند.

دیگر نوع پرکاربرد این تجهیزات دستگاه ثبت تردد و حضور و غیاب تشخیص چهره است که هویت فرد را از روی مشخصات چهره بررسی می‌کند. یکی دیگر از فناوری‌های اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی الگوی کف دست است که بر اساس مشخصات کف دست خطوط و عروق خونی فرد را مورد شناسایی قرار می‌دهد.

تفاوت سامانه حضور و غیاب با اتوماسیون حضور و غیاب چیست؟

سامانه حضور و غیاب با اتوماسیون حضور و غیاب سازمانی مشابهت‌هایی دارد. با این حال این دو کاملاً یکسان نیستند. به طور کلی می‌توان گفت اتوماسیون ثبت تردد سازمانی از فناوری استفاده می‌کند تا به خودکارسازی حضور و غیاب دست بزند.

این فرایند مواردی از قبیل ثبت ورود و خروج، محاسبه حقوق و دستمزد، ارائه گزارش و…. را در بر می‌گیرد. در حالی که سامانه حضور و غیاب یک نرم‌افزار سیستمی برای ثبت ورود و خروج، محاسبه حقوق و دستمزد و…. است و می‌تواند به صورت مستقل و یا به عنوان بخشی از سیستم اتوماسیون مورد استفاده قرار بگیرد.

تفاوت دستگاه و سامانه حضور غیاب

دستگاه حضور و غیاب یک ابزار فیزیکی به منظور ثبت ورودها و خروج‌ها است. اما سامانه را می‌توان یک نرم‌افزار یا سیستم برای ثبت تردد به شمار آورد. دستگاه حضور و غیاب با تکنولوژی‌هایی از قبیل کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و عنبیه و…. به شناسایی کارکنان پرداخته و ورود و خروج آن‌ها را ثبت می‌کند...

برای ادامه مطلب اینجا کلیک کنید.